2　公文書の用紙は、原則として日本工業規格A4のものを縦長に用いるものとする。ただし、別に規格の定めがある場合及び特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。

3　公文書の書式等については、町長が別に定める。

2　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意するものとする。

2　前項第1号に規定する場合にあっては、事後において速やかに、当該事案の処理に係る文書を作成するものとする。

2　文書取扱主任は、主管課の所属職員のうちから、主管課長が指定する。

3　文書取扱主任が不在のときは、主管課長があらかじめ指定する者をもって、これを代行させるものとする。

4　主管課長は、前2項の規定により文書取扱主任(その代行者を含む。以下同じ。)を指定したときは、直ちに、その職名及び氏名並びに分掌範囲を総務課長に通知しなければならない。

2　公文書の番号は、公文書の種類ごとの一連番号とし、次の各号に掲げる公文書の区分に応じ、当該各号に掲げる日から更新する。

3　前項の場合において、第1項第1号に掲げる公文書の番号は、元号法(昭和54年法律第43号)第2項の規定に基づく改元があったときは、再更新するものとする。

4　第1項各号に掲げる公文書以外の公文書で記号及び番号を付ける必要があるものは、あらかじめ総務課長の承認を得て、文書収発簿又は文書管理システムによって記号及び番号を付けることができる。

5　主管課内部又は相互における往復文等で軽易なものについては、記号及び番号を省略することができる。この場合においては、「号外」と記入するものとする。

2　郵便料金の未納又は不足がある文書は、総務課長が認めたものに限り、その料金を支払い、受領することができる。

3　勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。

2　2以上の主管課に関連のある文書は、最も関係の深い主管課に配布する。ただし、その主管について各主管課の意見が異なるときは、総務課長が調整により配布を受けるべき主管課を決定するものとする。

3　主管課は、配布を受けた文書でその主管に属しないものがあったときは、直接他の主管課に転送することなく、総務課長に、その旨を述べて、返付しなければならない。

2　前項の登録に当たっては、電子文書を原本として保管するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りでない。

3　前項の規定により紙文書を電子化したときは、当該紙文書を1年未満で廃棄できるものとする。

2　前項ただし書の規定により、紙文書を用いて起案するときは、文書管理システムから出力した回議用紙により処理するものとする。

2　起案の具体的方法は、次に掲げる事項によらなければならない。

2　合議文書を受けたときは、同意、不同意を速やかに決定するとともに、その合議に関して異議又は疑義があるときは、主管課と協議しなければならない。

3　合議先の承認は、原則として、係長以上とする。ただし、特に必要があるものについては、この限りでない。

2　前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

2　浄書した文書は、主管課が原議書と校合しなければならない。

2　公印の使用に当たっては、公印の保管者は、決裁文書と浄書した文書を対照審査した後、その承認を与えなければならない。

3　契約書等の重要な施行文書について、抜取り又は差し込みを防止し、連続を認証するため、当該施行文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。

4　重要な施行文書が決裁文書と校合され、施行されたことを認証するため、当該決裁文書と当該施行文書とに半分ずつに掛けて契印を押すものとする。

2　主管課長は、前条第1項ただし書の規定により、公印を押印しない文書については、電子メールにより伝送することができるものとする。

2　主管課長は、文書分類表を変更する必要が生じた場合は、総務課長が別に定める方法によるものとする。

2　文書目録は、原則として3年以上の保存を要する簿冊について添付するものとする。

3　同一の簿冊に複数年又は複数年度の文書がつづられている場合には、文書目録は、単年又は単年度ごとに別葉で作成するものとする。

4　簿冊に新たな文書がつづられるごとに、当該文書の右上に通し番号を朱書により記入し、又は当該文書に通し番号を記入したインデックスをはり付けて、当該簿冊の文書目録にその番号及び文書名を順次追加するものとする。

5　簿冊の大きさ、形状等により当該簿冊に文書目録を添付することができないときは、文書取扱主任がこれを一括して保管するものとする。

6　毎年、総務課長が指定する時期に、担当者は、その管理する文書目録の写しを作成し、これを文書取扱主任に提出し、文書取扱主任は、前項の規定により一括して保管しているものの写しを作成し、これらを取りまとめて総務課長に提出しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる区分における文書の保存年限については、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。

3　主管課長は、前項各号に該当する文書があるときは、第36条に規定する編集の前までに、総務課長に協議しなければならない。

4　保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。

2　常用文書は、当該文書が完結したときは、速やかにその簿冊のタイトルラベルに完結年度及び廃棄年度を記入し、その整理、保管、置換え、保存、廃棄等については、常用文書以外の文書と同様に取り扱わなければならない。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管し、又は閲覧の管理を行う。

3　常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

2　主管課長は、前項の規定による引継ぎが終了した簿冊は、総務課長が指定する期日及び保存場所に保存しなければならない。

2　保存簿冊を利用できる期間は、原則として7日以内とする。

3　利用した保存簿冊を返却するときは、当該保存簿冊を元の位置に収納し、保存簿冊持出簿に返却日を記入の上、第1項の文書取扱主任の確認印を受けなければならない。

4　文書取扱主任は、必要に応じて、保存簿冊と保存簿冊持出簿を照合し、点検するものとする。

(施行期日)

1　この規程は、平成17年2月11日から施行する。

(経過措置)

2　この規程の施行の日の前日までに、合併前の矢部町文書取扱規程(平成14年訓令第1号)又は蘇陽町文書規程(昭和48年蘇陽町規程第46号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この規程の相当規定によりなされたものとみなし、この規程の施行の際現に保存されている文書の保存期間は、通算する。

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、山都町病院事業の設置等に関する条例の一部を改正する条例(平成24年山都町条例第11号)の施行の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年1月1日から施行する。

(山都町長職務執行者公印規程の廃止)

2　山都町長職務執行者公印規程(平成17年山都町訓令第4号)は、廃止する。

(山都町防災行政無線「ぼうさいやまとちょうやくば」、「ぼうさいやまとちょうそよう」の細則の廃止)

3　山都町防災行政無線「ぼうさいやまとちょうやくば」、「ぼうさいやまとちょうそよう」の細則(平成17年山都町訓令第47号)は、廃止する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、公示の日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和7年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日前に作成した文書の取扱いについては、なお従前の例による。