○山都町文書取扱規程
平成17年2月11日
訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 文書の受領、配布、収受及び処理(第13条―第29条)
第3章 文書の施行、発送等(第30条―第34条)
第4章 文書の編集、保管、保存、廃棄等(第35条―第45条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本町における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 主管課 山都町情報公開条例(平成17年山都町条例第12号)第2条第1号に規定する実施機関のうち、町長(公営企業管理者の権限を行う町長を含む。)部局の課(山都町支所組織規則(平成17年山都町規則第3号)第2条に規定する支所を含む。)、そよう病院事務部、学校教育課、生涯学習課、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会事務局、固定資産評価審査委員会及び議会事務局をいう。
(2) 主管課長 主管課の課長、事務長及び事務局長をいう。
(3) 文書 主管課において受領し、発送し、保管し、又は保存するすべての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(4) 行政文書 主管課の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該職員が組織的に用いるものとして当該主管課が管理しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、県公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ アに掲げるもののほか、一般の利用に供することを目的として管理されているもの
(5) 公文書 主管課において職務上作成するすべての文書をいう。
(6) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適正な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書の集合物(単独で管理することが適当な行政文書を含む。)をいう。
(公文書の種類等)
第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 法規文
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき、及び法令の規定により委任された事項について町議会の議決を経て制定するもの
イ 規則 法第15条の規定に基づき、町長が制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 法令若しくは条例、規則等の規定により、又は町長の権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
イ 公告 法令等の規定によらない一定の事項を管内一般又はその一部に公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令 職務執行上の基本的事項等について、所属の機関又は職員に対して命令するもの
イ 達 特定の個人、法人又は団体に対して、権限に基づいて命令、禁止、取消し等の処分をするもの
ウ 指令 申請、願い出その他の要求に対して、指示し、又は命令するもの
(4) 往復文
ア 照会 行政機関又は私人との間において、ある事項を問い合わせるもの
イ 回答 問い合わせに対し、一定の事項を知らせるもの
ウ 通知 行政機関又は私人に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
エ 依頼 行政機関又は私人に対し、一定の事項を頼むもの
オ 報告 国、県、委任者等に対して、一定の事実又は意思を知らせるもの
カ 諮問 審議会、協議会その他の附属機関に対し、一定の事項に対して意見を求めるもの
キ 答申 諮問を受けた機関がその諮問に対して意見を述べるもの
ク 進達 上級行政機関に提出すべき申請書その他の書類が下級行政機関を経由すべきものとされている場合に、下級行政機関が受け取った書類を上級行政機関に取り次ぐもの
ケ 副申 申請書その他の書類を処分権限を有する上級行政機関に取り次ぐ場合に、経由する行政機関がその申請に関する事案を調査検討して、これに意見を添えるもの
コ 申請、願い 所管の行政機関に対し、許可、認可、承認、補助等の一定の行政行為を求めるもの
サ 届け 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 協議 行政機関又は私人に対し、一定の事項について相談するもの
ス 勧告 行政機関が権限に基づき、特定の事柄について、相手方に対して一定の措置を勧め、又は促すもの
(5) 部内関係文
ア 伺い 事務の処理に当たって上司の意思決定を受けるもの
イ 上申 職員が上司に対し、必要に応じて意見又は事実を述べるもの
ウ 内申 主として課内の人事関係について、職員が上司に対し意見を述べるもの
エ 復命 職員が上司から会議への出席、特定事項についての調査等を命ぜられた場合に、その経過、内容及び結果について上司に報告するもの
オ 供覧 上司の閲覧に供するもの
カ 回覧 職員の相互に見せ合うもの
キ 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
(6) その他
ア 証明文 証明書、証書その他これらに類する文書の作成に用いる文
イ 表彰文 表彰状、感謝状及び賞状の作成に用いる文
ウ 書簡文 公務員としての資格で、私文書と同じような形式で発するお礼、あいさつ、依頼、案内等を内容とした文
エ あいさつ文 式典等に際し、主催者又は来賓等が式典の意義、祝いの気持ち、弔意等を表す場合に用いる文
オ 請願文、陳情文 国又は地方公共団体の機関に対し、その職務に関する事項について希望を述べる場合に作成する文
カ 契約文 契約書、協定書その他これらに類する文書の作成に用いる文
2 公文書の用紙は、原則として日本工業規格A4のものを縦長に用いるものとする。ただし、別に規格の定めがある場合及び特に他の規格の用紙を必要とする場合は、この限りでない。
3 公文書の書式等については、町長が別に定める。
(文書の取扱い)
第4条 文書の取扱いは、責任を明らかにして、的確かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意するものとする。
(文書作成の義務)
第5条 主管課の所管事項に関する意思決定に当たっては文書を作成して行うこと並びに主管課の事務及び事業の処理については文書を作成して行うことを原則とする。ただし、次に掲げる場合にあっては、この限りでない。
(1) 意思決定と同時に文書を作成することが困難である場合
(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合
2 前項第1号に規定する場合にあっては、事後において速やかに、当該事案の処理に係る文書を作成するものとする。
(総務課長の責務)
第6条 総務課長は、各主管課を総括する文書事務の責任者として、文書事務が適正かつ迅速に行われるように、文書事務に関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。
(主管課長の責務)
第7条 主管課長は、主管課の文書事務の責任者として、常に、所属職員をして文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に行われるように努めなければならない。
(文書取扱主任)
第8条 主管課長の文書事務を補佐する者として、主管課に、文書取扱主任1人を置く。ただし、主管課長が主管課内の文書事務の量を勘案し、必要であると認めるときは、総務課長と協議して、2人以上を置くことができる。
2 文書取扱主任は、主管課の所属職員のうちから、主管課長が指定する。
3 文書取扱主任が不在のときは、主管課長があらかじめ指定する者をもって、これを代行させるものとする。
4 主管課長は、前2項の規定により文書取扱主任(その代行者を含む。以下同じ。)を指定したときは、直ちに、その職名及び氏名並びに分掌範囲を総務課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第9条 文書取扱主任は、上司の命を受けて、主管課内における次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務についての指導、調整等
(2) 文書の整理、保管、置換え、保存及び廃棄に関する作業の指揮等
(文書取扱主任会議)
第10条 総務課長は、必要があると認めるときは、文書取扱主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。
(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令 町名を冠し、それぞれ総務課備付けの条例番号簿、規則番号簿、告示番号簿、公告番号簿及び訓令番号簿(様式第1号)により番号を付ける。
(3) 指令 町名を冠し、記号及び「指令」の文字を付し、主管課備付けの指令番号簿(様式第3号)により番号を付ける。
(4) 往復文 「山」の文字を冠し、記号を付し、主管課備付けの文書収発簿(様式第4号)により番号を付ける。この場合において、番号は、その事件の完結するまで同一年度内は同一番号を使用し、往復の回数に従い順次枝号を付けるものとする。
(1) 前項第1号に掲げる公文書 毎年1月1日
4 第1項各号に掲げる公文書以外の公文書で記号及び番号を付ける必要があるものは、あらかじめ総務課長の承認を得て、文書収発簿によって記号及び番号を付けることができる。
5 主管課内部又は相互における往復文等で軽易なものについては、記号及び番号を省略することができる。この場合においては、「号外」と記入するものとする。
(公文書の記名)
第12条 外部に対する公文書の記名は、町長名(法令の規定に基づき町名を用いることとされているものについては町名)を用いるものとする。ただし、主管課内部又は相互における往復文等で軽易なものについては、主管課長の職名を用いることができる。
第2章 文書の受領、配布、収受及び処理
(文書の受領)
第13条 山都町役場(以下「役場」という。)に到達した文書は、総務課が受領する。ただし、主管課に直接到達したものについては、主管課において受領し、収受することができる。
2 郵便料金の未納又は不足がある文書は、総務課長が認めたものに限り、その料金を支払い、受領することができる。
3 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。
(文書の配布)
第14条 総務課長は、前条の規定により総務課が受領した文書を、次に掲げる方法により配布しなければならない。
(1) 電報、親展文書、書留、配達証明、内容証明及び特別送達等の取扱いをされたもの並びに現金、有価証券が添付された文書(以下「特殊文書」という。)は、開封せず、封皮の余白に受付日付印を押印し、特殊文書受付簿(様式第5号)に必要事項を記入し、直接名宛人に配布し、その受領印を徴する。
(2) 特殊文書のうち役場あてのものは、開封して、配布先を確認の上、前号に定める手続により処理する。
(3) 特殊文書以外の文書については、配布先が明確な文書は閉封のまま、不明確な文書にあってはこれを開封し、主管課を確認した上で、総務課備付けの文書配布棚に主管課ごとに区分して入れるものとする。
2 2以上の主管課に関連のある文書は、最も関係の深い主管課に配布する。ただし、その主管について各主管課の意見が異なるときは、総務課長が調整により配布を受けるべき主管課を決定するものとする。
3 主管課は、配布を受けた文書でその主管に属しないものがあったときは、直接他の主管課に転送することなく、総務課長に、その旨を述べて、返付しなければならない。
4 官報及び県公報は、総務課において管理し、保存するものとする。
(文書の収受)
第15条 主管課は、配布文書(主管課に直接到着した文書を含む。)を点検の上、収受を要する文書については、その右下余白に収受日付印(様式第6号)を押印し、文書収発簿に必要事項を記入しなければならない。
2 文書の収受日付印の所定の欄には、文書収発簿の番号(以下「収発番号」という。)を転記するものとする。
3 審査請求書、訴願その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められる文書は、収受日付印の下に収受時間を明記し、かつ、担当者の確認印を押印し、その封皮を添付しなければならない。
4 通達、照会等の文書で通知、回答等が必要なものその他文書の内容が重要なものについては、文書収発簿に必要事項及び回答の処理経過を記入するものとし、同一事件については、同じ収発番号を使用するものとする。
(供覧)
第16条 配布を受けた文書のうち供覧の必要があるものは、関係者に供覧するものとする。
(文書の起案)
第17条 文書の起案は、回議用紙(様式第7号)によらなければならない。ただし、次に掲げるもの及び回議用紙を用いることが適当でない場合であって、主管課長があらかじめ総務課長に協議して別に定めるものについては、この限りでない。
(1) 軽易なもので文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの
(2) 定例的なもので所定の簿冊に要旨を記入して処理できるもの
2 回議用紙の継続紙については、当該文書の保存期間に耐える他の用紙を用いることができる。
(起案の方法)
第18条 文書を起案するに当たっては、その内容が適法かつ適当なものであるとともに、その表現が正確かつ明りょうであるようにしなければならない。
2 起案の具体的方法は、次に掲げる事項によらなければならない。
(1) 文案は、山都町公文例規程(平成17年山都町訓令第2号)の定めるところにより作成すること。
(2) 内容のよく分かる件名を付け、起案の目的、理由、経過等を記し、必要により関係法令、例規、予算関係等の参考となる事項を付記するとともに、参考となる資料を添付するものとする。
(3) 訂正するときは、訂正箇所に2条線を引き、訂正印を押印すること。
(4) 2以上の主管課に関連のあるものは、あらかじめ関係の主管課と十分協議し、最も関係の深い主管課で起案すること。
(5) 公文書の書式が定められているものは、これによること。
(6) 起案者の所属課名、起案年月日、保存年限等必要な事項を記入すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事項があるときは、これによること。
(回議等)
第19条 起案した文書(以下「回議案」という。)は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議し、上司の決裁を受けなければならない。
(合議)
第20条 他の主管課に関係のある回議案は、主管課長の決裁完了後、関係の主管課に合議をしなければならない。
2 合議を受けた主管課は、遅滞なく、これを閲了しなければならない。
(回議又は合議における訂正)
第21条 回議案の回議又は合議を受けた者で、その記載事項のうち金額その他重要な事項を訂正しようとするものは、朱書により訂正の上、訂正箇所に押印しなければならない。
(合議における訂正)
第22条 第21条の規定により合議を受けた主管課において訂正するときは、合議をした主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。
(後閲)
第23条 回議又は合議を受けた事項について代決者が代決した場合は、当該代決者は、回議案の当該箇所の上部に「後閲」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供さなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。
(専決者及び代決者が不在のときの手続)
第24条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、その不在者の箇所に「不在」と朱書して上司の決裁を受けることができる。この場合において、前条第2項に準じて速やかに後閲を受けなければならない。
(再回)
第25条 合議を受けた主管課において、再度その結果を知る必要があるときは、当該主管課長欄の上に「再回」と朱書しなければならない。
2 前項の規定により再回を要する文書は、決裁後、合議をした主管課に回覧しなければならない。
(廃案等)
第26条 回議案が、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該回議案の上部欄外に「廃案」又は「要旨変更」と朱書し、かつ、回議し、又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。
2 回議案について、決裁後その施行前に、廃案又は要旨の変更の必要を生じたときは、起案者は、次に掲げる方法により処理しなければならない。
(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該回議案を廃案とする伺を新たに起案し、廃案とすべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、廃案となった回議案に「廃案」と朱書して関係文書とともに保存する。
(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該回議案の要旨を変更する伺を新たに起案し、要旨を変更すべき回議案を添えて決裁を受け、決裁後は、添付した回議案に「要旨変更」と朱書し、要旨変更後の内容により施行する。
(文書の審査)
第27条 次に掲げる事案に係る回議案は、主管課長に回議し、かつ、関係主管課長に合議した後、総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案
(2) 議案
(3) 法令、例規等の解釈に関する事案
(4) 私法上の法律関係の設定又は変更に関する事案で重要又は異例に属するもの
(5) 往復文案等で重要又は異例に属するもの
(6) 前各号に掲げるもののほか、総務課長が特に必要と認めて指示した事案
(決裁日付印)
第28条 決裁が終了した回議案(以下「決裁文書」という。)には、決裁日付印(様式第8号)を押さなければならない。
(番号の記入)
第29条 決裁文書には、第12条の規定により番号を記入しなければならない。
第3章 文書の施行、発送等
(浄書及び校合)
第30条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び校合をしなければならない。この場合において、浄書者及び校合者は、それぞれ回議用紙の所定の欄に押印しなければならない。
(公印等)
第31条 浄書した文書には、山都町公印規程(平成17年山都町訓令第3号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でないもの及び別に定める文書については、この限りでない。
2 公印の使用に当たっては、公印の保管者は、決裁文書と浄書した文書を対照審査した後、その承認を与えなければならない。
3 契約書等の重要な施行文書について、抜取り又は差し込みを防止し、連続を認証するため、当該施行文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。
4 重要な施行文書が決裁文書と校合され、施行されたことを認証するため、当該決裁文書と当該施行文書とに半分ずつに掛けて契印を押すものとする。
(発送文書の取扱い)
第32条 発送を要する文書(以下「発送文書」という。)の発送は、主管課において郵送により行うものとする。
2 主管課長は、前条第1項ただし書の文書のうち、緊急性等を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリにより伝送することができるものとする。
3 主管課長は、前条第1項ただし書の文書のうち、公印を押印しない文書については、電子メールにより伝送することができるものとする。
(発送済印)
第33条 前条の規定により発送文書を発送した場合において、発送者は、速やかに、決裁文書の所定の欄に押印しなければならない。
(1) 議案文の決裁文書 主管課において議案原稿を作成して、決裁文書とともに総務課長に送付するものとする。
(2) 条例及び規則の公布の決裁文書 議決済の条例案及び制定の決裁が終了した規則案に町長の署名を受けた後、山都町公告式条例(平成17年山都町条例第3号)の定めるところにより処理する。
第4章 文書の編集、保管、保存、廃棄等
(文書分類)
第35条 文書は、総務課長が別に定める文書分類表に従って分類しなければならない。
2 主管課長は、次に掲げる事由が生じたときは、速やかに、文書分類表の細分類項目の変更について検討し、文書分類表変更届(様式第9号)を総務課長に提出しなければならない。
(1) 新たな事務、事業等が発生し、既存の文書分類表の細分類項目にないタイトルが必要となったとき。
(2) 文書の置換え又は廃棄の際に、文書の保存年限等の見直しが必要となったとき。
3 主管課長は、次に掲げる事由が生じたときは、速やかに、大分類項目、中分類項目又は小分類項目の変更について検討し、文書分類表変更届を総務課長に提出しなければならない。
(1) 機構改革又は新しい事務分掌が設けられたこと等により、既存の分類項目によっては文書の分類が困難となったとき。
(2) 各分類項目における文書量が著しく多くなり、文書の検索に不都合が生ずることとなったとき。
4 総務課長は、前2項の規定により文書分類表変更届の提出があった場合において、変更の必要性について検討し、変更が適当であると認めたときは、文書分類表を変更し、変更後の文書分類表を各主管課に提示しなければならない。
(完結文書の編集)
第36条 主管課長は、事案の処理が完結した文書を、次に掲げる方法により編集しなければならない。
ア 作成年度
イ 完結年度
ウ 分類記号(大分類、中分類及び小分類)
エ 簿冊名(細分類名とする。)
オ サブタイトル(必要に応じ記入する。)
カ 保存年限
キ 廃棄年度
ク 所属課名
ケ 常用区分(常用の場合に記入する。)
(2) 文書は、毎件施行月日の順に整理し、最新の文書が最上位となるようにつづらなければならない。
(3) 保存年限が異なる文書を同一の簿冊につづる場合において、永久保存の文書については、別の簿冊につづる等の工夫をするものとする。
(4) 簿冊の厚さは、10センチメートル程度を上限とし、それ以上となるときは、分冊するものとする。
(5) 文書に添付された図面、資料等で編集することが困難なものは、適宜箱若しくは袋等に入れ、又は結束して整理するものとする。この場合においては、整理したものの表紙の見えやすい所にタイトルラベル(様式第11号)をはり付けなければならない。
(文書目録の添付)
第37条 簿冊には、そのとじ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊の最初のぺ一ジに文書目録(様式第12号)を添付しなければならない。
2 文書目録は、原則として3年以上の保存を要する簿冊について添付するものとする。
3 同一の簿冊に複数年又は複数年度の文書がつづられている場合には、文書目録は、単年又は単年度ごとに別葉で作成するものとする。
4 簿冊に新たな文書がつづられるごとに、当該文書の右上に通し番号を朱書により記入し、又は当該文書に通し番号を記入したインデックスをはり付けて、当該簿冊の文書目録にその番号及び文書名を順次追加するものとする。
5 簿冊の大きさ、形状等により当該簿冊に文書目録を添付することができないときは、文書取扱主任がこれを一括して保管するものとする。
6 毎年、総務課長が指定する時期に、担当者は、その管理する文書目録の写しを作成し、これを文書取扱主任に提出し、文書取扱主任は、前項の規定により一括して保管しているものの写しを作成し、これらを取りまとめて総務課長に提出しなければならない。
(1) 第1種 永年保存
(2) 第2種 10年保存
(3) 第3種 5年保存
(4) 第4種 3年保存
(5) 第5種 1年保存
(1) 法令に保存期間の定めのある文書 当該法令で定める保存年限
(2) 時効期間において証拠として保存する必要があると認められる文書 時効期間を考慮した保存年限
(3) 行政運営上その保存について特別の考慮をする必要があると認められる文書 当該行政運営上必要性を考慮した保存年限
4 保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。
(常用文書)
第39条 主管課長は、次に掲げる文書を常用文書として指定することができる。
(1) 複数年度にわたる事業の簿冊、毎年の文書量が極めて少ない事務関係の簿冊等で、同じ簿冊に複数年又は複数年度の文書をとじ込んで管理することが適当であると認められるもの
(2) 台帳、名簿等の簿冊で常に主管課内に常置しておく必要がある使用頻度の高いもの
2 常用文書は、当該文書が完結したときは、速やかにその簿冊のタイトルラベルに完結年度及び廃棄年度を記入し、その整理、保管、置換え、保存、廃棄等については、常用文書以外の文書と同様に取り扱わなければならない。
(文書の保管)
第40条 文書の保管は、文書取扱主任の指導の下、主管課において次に掲げる方法により行う。
(1) 担当者は、毎年、総務課長が指定する時期に、保管簿冊通知書(様式第13号)を作成し、文書取扱主任に提出する。
(2) 文書取扱主任は、保管簿冊通知書と簿冊を対照し、確認した上で、保管簿冊通知書を総務課長に提出する。
(3) 総務課長は、提出された保管簿冊通知書に受領印を押印し、これを保管簿冊目録(様式第14号)として保管し、その写しを文書取扱主任に交付する。
(4) 文書取扱主任は、前号の規定により交付された保管簿冊目録の写しを保管する。
2 文書の保管期間は、原則として保存年限起算日から1年間とする。
3 常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。
(文書の置換え)
第41条 文書の置換えは、毎年、6月から7月までの文書整理期間に、主管課において行うものとする。
2 文書の置換えは、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課長は、置換えを行うべき簿冊について、保管簿冊目録を基に簿冊保存指示書(様式第15号)を作成し、文書取扱主任に交付する。
(2) 文書取扱主任は、簿冊保存指示書と簿冊を対照し、確認した上で、総務課長の指定する日に保存書庫に運び、その指定する場所に収納する。
(3) 文書取扱主任は、簿冊保存指示書に置換えの年月日等必要事項を記入し、総務課長に提出する。
(4) 総務課長は、置き換えた簿冊について確認した上で、提出された簿冊保存指示書に受領印を押印し、これを保存簿冊目録(様式第16号)として管理し、その写しを文書取扱主任に交付する。
(5) 文書取扱主任は、前号の規定により交付された保存簿冊目録の写しを保管する。
(文書の保存)
第42条 主管課は、置換えを行った文書を、それぞれ当該文書の保存年限に従って保存期間が満了するまでの間、保存しなければならない。
2 主管課は、保存書庫において保存されている簿冊(以下「保存簿冊」という。)を、分類記号ごとにまとめ、かつ、同じ分類記号の中では完結年度順に並べて管理しなければならない。
3 保存書庫の保守及び点検は、主管課において行う。
4 総務課長は、保存簿冊目録を管理し、文書量を考慮の上書棚を割り振り、保存書庫の保守及び点検並びに鍵の管理等を行う。
(保存文書の利用)
第43条 保存簿冊を利用しようとする者は、当該保存簿冊を管理する主管課の文書取扱主任が保管する保存簿冊持出簿(様式第17号)に所要事項を記入しなければならない。
2 保存簿冊を利用できる期間は、原則として7日以内とする。
3 利用した保存簿冊を返却するときは、当該保存簿冊を元の位置に収納し、保存簿冊持出簿に返却日を記入の上、第1項の文書取扱主任の確認印を受けなければならない。
4 文書取扱主任は、必要に応じて、保存簿冊と保存簿冊持出簿を照合し、点検するものとする。
(文書の廃棄)
第44条 文書の廃棄は、毎年、6月から7月までの文書整理期間に行うものとする。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行う。
(1) 総務課長は、廃棄を行うべき簿冊について、保存簿冊目録から簿冊廃棄指示書(様式第18号)を作成し、各主管課の文書取扱主任に交付する。
(2) 主管課は、交付された簿冊廃棄指示書に示されている保存年限が経過した簿冊について、廃棄が適当であるかを確認する。
(3) 主管課は、廃棄が適当であると判断された簿冊を、総務課長が指定する日に、その指定する場所に搬出する。
(4) 文書取扱主任は、簿冊廃棄指示書に作業結果に応じ廃棄年月日等を記入し、総務課長に提出する。
(5) 総務課長は、文書取扱主任から提出された簿冊廃棄指示書を基に搬出された簿冊及び保存簿冊の確認を行い、簿冊廃棄指示書に受領印を押印し、これを廃棄簿冊目録(様式第19号)として管理し、その写しを文書取扱主任に交付する。
3 歴史的価値のある文書は、次に掲げる方法により取り扱うものとする。
(1) 総務課長は、文書を廃棄する前に、前項第5号の廃棄簿冊目録の写しを文化財担当課に送付する。
(2) 文化財担当課は、廃棄簿冊目録の写しを確認した後、保存が必要であると判断する文書がある場合には、総務課長に連絡する。
(3) 前号の場合において、総務課長は、廃棄簿冊目録から抹消等の処置をし、当該簿冊の保存年限及びタイトルラベルを変更する。
(簿冊情報の変更)
第45条 文書取扱主任は、置換え又は廃棄により簿冊情報の変更が必要な場合には、簿冊異動届(様式第20号)を作成し、総務課長に提出しなければならない。
2 総務課長は、前項の規定により簿冊異動届の提出があった場合において、変更の必要性について検討し、変更が適当であると認めるときは、保管簿冊目録を修正し、その写しを文書取扱主任に交付するものとする。
3 文書取扱主任は、当該簿冊のタイトルラベルと保管簿冊目録の照合を行い、これに検印しなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成17年2月11日から施行する。
(経過措置)
2 この規程の施行の日の前日までに、合併前の矢部町文書取扱規程(平成14年訓令第1号)又は蘇陽町文書規程(昭和48年蘇陽町規程第46号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この規程の相当規定によりなされたものとみなし、この規程の施行の際現に保存されている文書の保存期間は、通算する。
附則(平成18年3月29日訓令第11号)
この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年12月22日訓令第37号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成24年10月19日訓令第3号)
この訓令は、山都町病院事業の設置等に関する条例の一部を改正する条例(平成24年山都町条例第11号)の施行の日から施行する。
附則(平成26年12月25日訓令第11号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年1月1日から施行する。
(山都町長職務執行者公印規程の廃止)
2 山都町長職務執行者公印規程(平成17年山都町訓令第4号)は、廃止する。
(山都町防災行政無線「ぼうさいやまとちょうやくば」、「ぼうさいやまとちょうそよう」の細則の廃止)
3 山都町防災行政無線「ぼうさいやまとちょうやくば」、「ぼうさいやまとちょうそよう」の細則(平成17年山都町訓令第47号)は、廃止する。
附則(平成28年3月14日訓令第3号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月28日訓令第6号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(平成28年9月8日訓令第12号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附則(平成30年3月12日訓令第2号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月27日訓令第1号)
この訓令は、公示の日から施行する。
附則(令和4年3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
別表第1(第11条関係)
主管課 | 記号 | 主管課 | 記号 | 主管課 | 記号 |
総務課 | 総 | 企画政策課 | 企 | 税務住民課 | 税住 |
健康ほけん課 | 健ほ | 福祉課 | 福 | 環境水道課 | 環 |
農林振興課 | 農 | 建設課 | 建 | 山の都創造課 | 創造 |
商工観光課 | 商 | 清和支所 | 清 | 蘇陽支所 | 蘇 |
会計課 | 会 | 人権センター | 人 | そよう病院事務部 | 病 |
学校教育課 | 教学 | 生涯学習課 | 教生 | 選挙管理委員会 | 選 |
監査委員 | 監 | 農業委員会事務局 | 農委 | 固定資産評価審査委員会 | 固 |
議会事務局 | 議 |
別表第2(第38条関係)
第1種 永年保存 (1) 町議会に関する重要なもの (2) 条例、規則、告示、訓令、達、指令等の原議及び関係書類 (3) 郷土史の資料となるもの (4) 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で永年保存の必要があるもの (5) 町の広報 (6) 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの (7) 退職金、遺族年金及び扶助料に関するもの (8) 褒賞及び儀式に関するもの (9) 審査請求、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの (10) 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの (11) 事務引継ぎに関する重要なもの (12) 財産、営造物及び町債に関するもの (13) 町税の徴収に関する特に重要なもの (14) 寄附受納に関する重要なもの (15) 認可、許可又は契約に関する重要なもの (16) 隣接市町村との分合に関するもの (17) 事業及び事業計画に関する重要なもの (18) 工事に関する特に重要なもの (19) 原簿、台帳等で特に重要なもの (20) 保管簿冊通知書、保管簿冊目録 (21) 法令の基づく各種台帳 (22) その他永年保存の必要を認められるもの |
第2種 10年保存 (1) 町議会に関するもの (2) 備品の出納に関する重要なもの (3) 予算、決算及び出納に関する重要なもの (4) 補助金に関する重要なもの (5) 職階、進退、身分等の人事に関するもの (6) 調査、統計、報告、証明等で重要なもの (7) 原簿、台帳等で重要なもの (8) 徴税その他公租、公課に関するもの (9) 外国人登録に関するもので重要なもの (10) その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 5年保存 (1) 外国人登録に関するもので第2種以外のもの (2) 調査、統計、報告、証明等に関するもの (3) 財産、営造物に関するもので第1種以外のもの (4) 給与に関する重要なもの (5) 重要文書の発受に関するもの (6) 工事又は物品に関するもの (7) その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 3年保存 (1) 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの (2) 官報、公報 (3) 予算、決算及び出納に関するもの (4) 給与に関するもの (5) 紹介、回答その他往復文書に関するもの (6) 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の願及び届に関するもの (7) その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 1年保存 (1) 文書の収受、発送処置に関するもの (2) 忌報、身分、住所等の届に関するもの (3) 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの (4) 消耗品等の受払に関する特に軽易なもの (5) 軽易な照会、回答その他の文書 (6) 処理を終わった一時限りの願、届及びこれに関するもの (7) その他1年保存の必要を認められるもの |
