○山都町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成17年2月11日
訓令第7号
(目的)
第1条 この要綱は、山都町における戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護に関し必要な事項を定め、もって戸籍情報システムの適正な管理及び運営を図ることを目的とする。
(1) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ等その他戸籍情報を記録する磁気媒体をいう。
(2) データ 磁気ディスク等に記録されている戸籍又は附票、除籍等に関する情報をいう。
(3) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表等その他戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(4) サーバー データ及びプログラムを共有し、供給する装置をいう。
(5) パスワード 戸籍情報システムの端末装置の操作に必要な認識符号をいう。
(事務処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(事務処理の範囲)
第4条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号。以下「法」という。)その他法令の定めるところにより処理するデータの編製及び記録、受付帳の調整、記載事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態調査システム等にデータを提供する戸籍関連事務とする。
(戸籍情報システムのサーバーの設置)
第5条 戸籍情報システムに関するサーバーは、山都町電算室内に設置する。
(保護管理者)
第6条 データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、税務住民課長とする。
(保護管理者の職務)
第7条 保護管理者は、データの保護及び適正な管理を行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を保つこと。
(2) データの異常の有無について、定期的又は随時に点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラム障害の有無について、定期的又は随時に、点検を行い、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 前2項の場合において、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに、事故の経緯及び被害状況を調査するとともに、法第1条第1項に規定する戸籍事務管掌者にこれを報告しなければならない。
(データ取扱責任者)
第8条 保護管理者を補佐し、データの保護並びに端末装置の適正な管理及び運営を図るため、データ取扱責任者を置く。
2 データ取扱責任者は、税務住民課戸籍住民係長とする。
(データの保護)
第9条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及びき損等の防止に必要な次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの端末装置は、保護管理者、データ取扱責任者及び第11条第1項に規定する取扱職員以外の者からその図面表示が読み取れないように配置すること。
(2) 磁気ディスク等及び出力帳票は、その保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性金庫に保管すること。
(3) 磁気ディスク等及び出力帳票の授受については、名称、作成期日等を台帳に記録して適正に管理すること。
(4) 不要となった磁気ディスク等のデータ及び出力帳票は、記録内容の消去、焼却、裁断等により復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理者は、ドキュメントの管理を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ドキュメントの内容を常に最新の状態に維持し、適正な場所に保管すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合には、外部に情報が流失することがないように適切な処分をすること。
2 ドキュメントを外部に持ち出し、又はその複写をするときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(パスワードの管理等)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員が処理することができる事務の範囲を定め、それぞれにパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的又は随時にパスワードの更新を行う等、その管理及び運用を厳重にしなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードの入力の際に、当該パスワードが他に知られることがないようにしなければならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(研修等の実施)
第12条 データ取扱責任者は、データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の高揚並びに戸籍情報システムの安全対策の推進及び円滑な運用を図るため、定期的又は随時に取扱職員に対する操作研修等を行うものとする。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置は、保護管理者、データ取扱責任者及び取扱職員に限り操作することができる。
(その他)
第14条 この要綱に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この要綱は、平成17年2月11日から施行する。
附則(平成26年12月25日訓令第11号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成27年1月1日から施行する。